PIIRILEIRI KAJAHUS 2019

Henkilötietojen käsittelyä koskeva informointiasiakirja eli seloste | Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 art. 13-14.

Laadittu: 29.1.2019
Päivitetty: 7.2.2019

1 Rekisterinpitäjä

Henkilötietojen rekisterinpitäjä on Lapin Partiolaiset ry (jäljempänä Lapin Partiolaiset).

y-tunnus 0346400-3
Rajajääkärinkatu 3 A 1, 96100 Rovaniemi

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilönä toimii Saara Rahkamaa, jonka tavoittaa puhelimitse 040 197 4167 ja sähköpostitse saara.rahkamaa@par-tio.fi.

Henkilötietojen käsittely partiossa kuvataan osoitteessa www.partio.fi/tietosuoja.

2 Käsiteltävät henkilötiedot

Tässä selosteessa tarkoitettuihin tarkoituksiin kerätään ja käsitellään seuraavia tietoja piirileiri Kajahuksen osallistujiksi ilmoittautuneista henkilöistä, ja siltä osin kuin se on tarpeellista, heidän huoltajistaan (kukin erikseen jäljempänä ”rekisteröity”).

  1. tunnistautumistiedot, kuten nimi, syntymäaika ja henkilötunnus;
  2. yhteystiedot, kuten puhelinnumero ja osoite;
  3. lippukuntatiedot;
  4. ruokavaliotiedot, kuten allergiatiedot;
  5. apuvälinetiedot;
  6. tapahtuman järjestämisen edellyttämät terveydentila-, sairaus- ja hoitotiedot;
  7. matkustus-, majoitus- ja muu varaustiedot

Käsiteltävät tiedot sisältävät erityiseen henkilötietojen ryhmään kuuluvia eli arkaluonteisia tietoja. Tällaiset tiedot ovat terveystietoja, kuten allergiatietoja sekä terveydentila- ja hoitotietoja.

Rekisteröityjä koskevat tiedot kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyiltä itseltään. Lisäksi voidaan käsitellä muualta saatuja tietoja, kuten lää-kärin antamaa arviota, lippukuntien antamia tietoja ja matkapalveluiden tarjoajien tarjoamia tietoa.

3 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietoja käsitellään

  1. leirin järjestämiseksi ja koordinoimiseksi;
  2. leirinaikaiseen hoitoon ja tutkimukseen sekä
  3. partiotoiminnan kehittämiseksi ja dokumentoimiseksi.

Kaikkien pyydettyjen henkilötietojen antaminen on ilmoittautumisen tekemisen, Kajahukselle osallistumisen ja siihen liittyvien sopimusten edellyttämä ehdoton edellytys. Näin ollen pyydettyjen henkilötietojen antamatta jättäminen muodostaa esteen piirileirille osallistumiseksi. Annettuja tietoja voidaan siirtää tarvittaessa leirilääkinnän käyttämään potilastietojärjestelmään.

Henkilötietoja ei käsitellä automaattisen päätöksenteon tarkoituksiin.

4 Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään ilmoittautumisen yhteydessä annettavan suostumuksen perusteella. Lisäksi osallistujien ja heidän huoltajiensa tie-toja käsitellään leirillä. Lisäksi henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, joita Lapin Partiolaisilla on leirin järjestäjänä käytännön järjestelyn hoitamiseksi rekisteröidyn tai tämän huollettavan ilmoittauduttua Kajahukselle.

Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia, arkaluontoisia, henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn nimenomaisen, tapahtumailmoittautumisen yhteydessä annettavan suostumuksen perusteella.

5 Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Mahdollisia leirinaikana leirisairaalassa käsiteltyjä terveydentila-, sairaus- tai hoitotietoja voidaan siirtää potilasrekisteriin lähimpään mah-dolliseen terveyskeskuskeen leirin jälkeen hoitosuhteen ja hoidon varmistamiseksi.

6 Henkilötietojen säilytysaika

Sellaiset henkilötiedot, joiden käsittely ei ole enää tarpeellista, poistetaan viipymättä, kuitenkin viimeistään kolmen kuukauden kuluttua Kajahuksen päättymisestä.

Mikäli joitakin tietoja edellytetään säilytettävän laissa tai muusta perustellusta syystä, kuten matkoihin liittyvien reklamaatioiden selvittä-miseksi tai käsiteltäväksi laillisin perustein muussa partiotoiminnassa, henkilötiedot poistetaan välittömästi, kun tällaiselle muuhun käsitte-lyyn perustuvalle säilyttämiselle ei ole enää tarvetta.

Edellä mainitun rajoittamatta listaa Kajahukselle osallistuneista henkilöistä voidaan säilyttää kauemmin partiotoimintaan liittyviä historiallisia ja tilastollisia tarkoituksia varten.

7 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröitynä sinulla on oikeus pyytää pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista taikka kä-sittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Lisäksi milloin käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Rekisterinpitäjä oikaisee virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta.

Jos epäilet, ettei henkilötietojasi käsitellä lainmukaisesti, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavirastolle (tietosuojavaltuutetun toimis-tolle).

Pyynnöt on esitettävä rekisterinpitäjälle kirjallisesti.

8 Partio- ja leirirekisterin suojauksen perusteet

Partiorekisteri Kuksaan, leirirekisteriin ja leirinaikaiseen potilasrekisteriin tallennettuja tietoja säilytetään pääosin digitaalisesti tallennetussa muodossa. Mikäli henkilötiedoista on tarpeen ottaa manuaalisia kopioita, kuten paperisia osallistujalistoja, tällaisia kopioita käsitellään huo-lellisesti hyvää tiedonhallintatapaa noudattaen ja kopiot tuhotaan välittömästi, kun niiden säilyttäminen ei ole tarpeen.

Tietojen käyttöoikeus on rajattu käyttötarkoituksen mukaisesti ja tietojärjestelmä on teknisesti suojattu. Tietojärjestelmän käyttäminen edel-lyttää sekä käyttäjätunnusta että salasanaa.


Verkkosivuston rekisteriseloste

Verkkosivusto ja evästeet 

Tällä verkkosivustolla käytetään evästeitä, joiden avulla verkkosivusto toimii. Evästeiden käytön hyväksyminen on ehtona sivuston käyttämiselle. 

Mitä evästeet ovat? 

Evästeet ovat tiedostoja, jotka tallennetaan laitteellesi, kun käytät verkkosivustoa. Eväste voi olla määräaikainen tai toistaiseksi voimassa oleva. Evästeitä käytetään erityisesti käyttäjäkokemuksen ja käyttöanalytiikan keräämiseen. Joitakin evästeitä voidaan käyttää markkinointitarkoituksiin. 

Verkkosivustomme evästeet 

Välttämättömät evästeet 

Verkkosivustolla on välttämättömiä evästeitä, jotka ovat toiminnan ja käytön vuoksi välttämättömiä. Nämä evästeet eivät kerää käyttäjästä tietoa. 

Suorituskykyä mittaavat evästeet 

Verkkosivustomme suorituskykyä mittaavat evästeet keräävät tietoja käyttäjien sivuston käyttötavoista. Nämä tiedot eivät ole yhdistettävissä tiettyihin henkilöihin. Osa evästeistä saattaa kerätä tietoja EU:n ulkopuolisille palvelimille, jolloin GDPR ei välttämättä ole voimassa. 

Kolmansien osapuolien evästeet 

Kolmansien osapuolien sovelluksien käyttämät evästeet eivät ole meidän hallinnassamme, vaikka niitä verkkosivustollamme voikin olla. Tällaisia kolmansia osapuolia ovat esimerkiksi sosiaalisen median sovellukset. 

Evästeiden hallinta 

Voit halutessasi estää evästeiden toiminnan ja poistaa evästeitä selaimesi asetuksista, mutta verkkosivustomme ei tällöin toimi. 

Mikä tietosuoja tarkoittaa? 

Tietosuoja-asetus eli General Data Protection Regulation (GDPR) antaa sinulle oikeuden tarkistaa sinua koskevat tiedot, korjata tai korjauttaa virheelliset tiedot ja poistattaa sinua koskevat tiedot. Tiedot toimitetaan sinulle pyydettäessä ymmärrettävässä teknisessä muodossa viimeistään 30 päivän kuluttua pyynnön tekemisestä. Vastaavasti me Kajahukselta kerromme, mitä tietoja sinusta keräämme ja miksi, kuinka kauan tietojasi säilytämme ja kuka tietojasi käsittelee. 

Mitä tietoja keräämme? 

Kajahuksen osallistujista ja heidän huoltajistaan kerätään leirin toiminnan kannalta tärkeitä henkilötietoja. Tiedot luovutetaan Kajahukselle tapahtumailmoittautumisen yhteydessä jäsenrekisteri Kuksaan. Lisätietoja Kuksan tietosuojasta löydät osoitteesta www.partio.fi/suomen-partiolaiset/tietoa-meista/henkilotietojen-kasittely/partioid-palvelun-kayttoehdot/ 

Miksi keräämme tietoja? 

Keräämme henkilötietoja leiriläisiltä ja huoltajilta leiritoiminnan mahdollistamiseksi. Arkaluontoisia henkilötietoja ovat esimerkiksi tiedot ruoka-aineallergioista, jotka ovat tarpeellisia leirin muonittamisen kannalta. 

Kuinka kauan säilytämme tietoja? 

Arkaluontoiset tiedot poistetaan heti tapahtuman jälkeen, kun niille ei enää ole tarvetta. Osallistujien muita tietoja tulee kirjanpitolain 1336/1997 perusteella säilyttää kuusi vuotta. Muut tiedot poistetaan tapahtuman jälkeen heti, kun niille ei ole tarvetta. 

Kuka tietojasi käsittelee? 

Tietojasi käsittelevät leirin toiminnan kannalta niitä tarvitsevat henkilöt. Tällä tarkoitetaan leirin johtajia, päälliköitä, leirilippukunnanjohtajaa tai -johtajia sekä muita tahoja. Erityistapauksissa tietoja voivat käsitellä myös esimerkiksi viranomaiset.